Kirkko keskittää tietojen hallintoa — Kirkonkirjojen pito siirtyy Lappeenrannasta Kouvolaan

Myös Parikkalan seurakunta aikoo liittyä aluekeskusrekisteriin ensimmäisten joukossa vuoden 2020 alusta. Imatran, Taipaleen, Ruokolahden ja Luumäen seurakunnat valmistelevat vielä ratkaisua.

mIKA sTRANDÉN

Kaikki Lappeenrannan seurakuntayhtymän kirkonkirjat on siirretty digitaaliseen muotoon ja tiedostot ovat Kouvolan aluekeskusrekisterin käytössä.
Kaikki Lappeenrannan seurakuntayhtymän kirkonkirjat on siirretty digitaaliseen muotoon ja tiedostot ovat Kouvolan aluekeskusrekisterin käytössä.

Kirkonkirjojen pito siirtyy Lappeenrannan seurakuntayhtymältä Kouvolan aluekeskusrekisteriin ensi vuoden alussa. Myös Parikkalan seurakunta on valmis aikaistamaan liittymistä muuttuneen työntekijätilanteen takia.

Lappeenrannan seurakuntayhtymän kirkkovaltuusto otti ratkaisulle keväällä ensin tuumaustauon, mutta kesäkuussa päätös kypsyi lopullisesti. Liittymisen kustannukset ovat 145 000 euroa.

Otamme seurakunnilta vastuullemme ison työsaran. — Sirpa Sirén

Talousjohtaja Kari Virtanen huomauttaa, että nyt seurakuntayhtymä ei tarvitse uutta tietojärjestelmää toimimaan aluekeskusrekisterin rinnalle. Lisäksi virkatodistusten osalta tehtävät on hoidettu Kouvolassa tämän vuoden alusta.

Lappeenrantalaisten kirkonkirjojen tiedot saatiin siirrettyä sähköiseen muotoon viime vuonna.

Taipaleen seurakunnassa päätöstä ei ole vielä tehty. Luumäen seurakunnassa on sovittu, että uusi kirkkoherra Tuija Nuutinen aloittaa asian valmistelun astuttuaan virkaan syyskesästä.

Imatran ja Ruokolahden seurakunnat aikovat liittyä aluerekisteriin viimeisten joukossa vuonna 2022, joka on kirkkohallituksen takaraja.

Imatran kirkkoherra Asko Marttinen sanoo, että kiirettä ei pidetä aiemman kokemuksen perusteella.

— Päätimme mennä mukaan vasta sitten, kun uudessa rekisterissä on päästy niin sanotusti lastentaudeista eroon.

10 000 virkatodistusta vuodessa

Kysytyimpiä kirkonkirjoista annettavia todistuksia ovat virkatodistukset, jotka ovat tarpeen muun muassa perunkirjoitusta, asuntokauppaa tai lainhuudatusta varten. Lappeenrannan seurakuntayhtymältä tilataan vuosittain noin 2 300 virkatodistusta.

Johtava toimistosihteeri Marjatta Alatalo huomauttaa, että esimerkiksi hautausasioiden yhteydessä on otettu tavaksi kysyä, laitetaanko vainajan virkatodistus samalla tilaukseen.

Netin kautta tilaukset ohjautuvat jo suoraan Kouvolaan.

Rekisteripäällikkö Sirpa Sirén Kouvolan seurakuntayhtymän keskusrekisteristä kertoo, että seurakuntien täytyi ilmoittautua vuodenvaihteen liitosta varten kesäkuun lopussa.

Lappeenrannan ja Kouvolan seurakuntayhtymät sekä Mikkelin tuomiokirkkoseurakunta ovat tässä vaiheessa uuden rekisterin suuria seurakuntia. Sirén laskee, että virkatodistuksia tilattaneen reilut 10 000 vuodessa.

— Otamme seurakunnilta vastuullemme ison työsaran.

Seurakunnat saavat kentällä perustaa aluekeskusrekistereitä omaehtoisin sopimuksin. Kirkkohallituksessa pyritään kuitenkin ohjaamaan rekistereiden muodostumista kustannustehokkaaseen suuntaan.

Rekisterijohtaja Sanna Heickell kirkkohallituksesta sanoo, että kunkin aluekeskusrekisterin olisi hyvä kattaa noin 100 000— 150 000 seurakuntalaista.

— Tavoiteltujen kustannussäästöjen lisäksi keskittäminen toisaalta vapauttaa päällekkäisestä työstä ja sijaistamisen pulmista. Samoin haluamme parantaa palvelua.

Melkein kaikki kirkonkirjat digitoitu

Valtaosassa seurakuntia kirkonkirjat on digitoitu, ja loppusilaus— digitaalisten tietojen tarkastus— puuttuu enää noin viidennekseltä.

Virkatodistus perunkirjoitusta varten eli sukuselvitys on teknisesti mahdollista saada Kouvolan aluekeskusrekisteristä yhdeltä luukulta todennäköisesti ensi huhtikuussa. Tällöin edellytetään, että vainaja on kuollessaan ollut sellaisen seurakunnan jäsen, joka kuuluu Kouvolan aluekeskusrekisteriin.

Tähän asti selvitys on pitänyt pyytää erikseen jokaisesta seurakunnasta, johon vainaja on elämänkaarensa aikana kuulunut.

Rekisterijohtaja Sanna Heickell kirkkohallituksesta huomauttaa, sukuselvitykset on tarkoitus keskittää aluekeskusrekistereihin yli 300 seurakunnasta.

— Tehtävä vaatii erityisosaamista.

Jos kirkonkirjat on digitoitu, sukuselvitys syntyy kätevästi. Muiden seurakuntien kohdalla joudutaan turvautumaan perinteisiin menetelmiin eli selaamaan tiedot esille manuaalisesti.

Johtava toimistosihteeri Marjatta Alatalo Lappeenrannan seurakuntayhtymästä sanoo, ettei muutos vaikuta, jos ihminen on syntynyt Lappeella ja elänyt koko elämänsä Lappeella.

— Enemmänkin sukuselvitys on tähän asti työllistänyt, jos on esimerkiksi ollut puolustusvoimien palkkalistoilla ja joutunut useaan kertaan vaihtamaan asuinpaikkakuntaa.

Uusien rekistereiden työntekijöitä on perehdytetty sähköiseen hakujärjestelmään vähän kerrassaan muutamissa suurissa kaupunkiseurakunnissa.

Luetuimmat