Kirkonkirjojen pito aiotaan siirtää Lappeenrannasta Kouvolan aluekeskusrekisteriin ensi vuoden alusta

Vuosittain seurakuntayhtymän jäsenet tilaavat noin 2 300 virkatodistusta — Ne tuotetaan jo nykyisinkin Kouvolassa

Mika Strandén

Kirkonkirjojen merkintöjä kauniilla käsialalla 1800- ja 1900-lukujen vaihteesta.
Kirkonkirjojen merkintöjä kauniilla käsialalla 1800- ja 1900-lukujen vaihteesta.

Kirkonkirjat ja väestökirjanpito siirtynevät Lappeenrannan seurakuntayhtymältä Kouvolaan perustettavaan aluekeskusrekisteriin ensi vuoden alusta.

Asiakas saa jättää virkatodistustilauksen edelleen kirkkoherranvirastoon Lappeenrannassa, mutta ne toimitetaan asiakkaalle kirjeitse Kouvolasta.

Kirkkohallitus on ohjeistanut yksittäisiä seurakuntia liittymään aluekeskusrekistereihin tai muodostamaan niitä vuoden 2022 alkuun mennessä.

Lappeenrannan seurakuntayhtymässä kirkonkirjat on saatu digitoitua sähköiseen muotoon noin vuosi sitten. Siten muutos olisi mahdollinen reilusti ennen asetettua takarajaa.

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti keskiviikkona esittää kirkkovaltuustolle liittymistä Kouvolan aluekeskusrekisteriin.

Muista Etelä-Karjalan seurakunnista alkuvaiheen neuvotteluissa ovat olleet mukana Luumäki, Parikkala, Ruokolahti ja Taipale.

Kirkonkirjat ovat olleet osana virallista väestörekisteriä vuoden 1999 syksystä asti.

Kirkonkirjat muodostavat seurakunnan oman jäsenrekisterin, ja maistraatti on varsinainen väestökirjanpitäjä.

Vuosittain noin 2 300 virkatodistusta


Kysytyimpiä kirkonkirjoista annettavia todistuksia ovat virkatodistukset, jotka ovat tarpeen muun muassa perunkirjoitusta, asuntokauppaa tai lainhuudatusta varten.

Lappeenrannan seurakuntayhtymältä tilataan vuosittain noin 2 300 virkatodistusta.

Johtava toimistosihteeri Marjatta Alatalo Lappeenrannan seurakuntayhtymän keskusrekisteristä huomauttaa, että virkatodistuksen voi tilata entiseen tapaan kirkkoherranvirastosta.

Netin kautta tilauksen menevät nyt jo suoraan Kouvolan keskusrekisteriin.

— Virkatodistuksen saa yleensä noin kahdessa viikossa. Tällä hetkellä Kouvolassa on ruuhkaa, ja toimitusaika on noin kolme viikkoa.

Virkatodistusten osalta tehtävät on jo siirretty vuoden 2019 alusta Lappeenrannasta Kouvolaan.

Seurakuntayhtymän jäsenrekisteristä siirtyy väestörekisteriin muun muassa tieto lapsen kasteesta, avioliiton esteiden tutkinnasta, vihkitieto, kirkkoon liittyminen tai kirkosta ero.

Mika Strandén

Alkuperäiset kirkonkirjat säilytetään pysyvästi joko Lappeenrannan seurakuntayhtymän tiloissa tai Mikkelin maakunta-arkistossa.
Alkuperäiset kirkonkirjat säilytetään pysyvästi joko Lappeenrannan seurakuntayhtymän tiloissa tai Mikkelin maakunta-arkistossa.

Tekeminen ei lopu


Seurakuntayhtymän vt. talousjohtaja Kari Virtanen huomauttaa, että kirkonkirjojenpidon keskittäminen aluekeskusrekisteriin Kouvolaan merkitsee töiden uudelleenjärjestelyä Lappeenrannan kirkkoherranvirastossa.

Vuodenvaihteessa on jäänyt eläkkeelle yksi virkailija, ja jäljelle jäi neljä.

Kari Virtanen ja Marjatta Alatalo eivät ole huolissaan siitä, että kirkkoherranvirastosta tekeminen loppuisi.

Asiakaspalvelun lisäksi riittää asiakirjojen arkistointia, ja noin 700 vuosittaista hautausta vaativat edelleen oman paperityönsä.

Virtanen arvioi, että Kouvolan aluekeskusrekisteri palkkaa henkilökuntaa saadessaan lisävelvoitteita.

Alkuperäiset kirkonkirjat visusti arkistossa

Mika Strandén

Useat nykyisistä lappeenrantalaisista on merkittyinä tähän kirkonkirjaan vuosilta 1932-1940.
Useat nykyisistä lappeenrantalaisista on merkittyinä tähän kirkonkirjaan vuosilta 1932-1940.


Käytännössä Kouvolan aluekeskusrekisteri saa seurakuntayhtymän jäsenrekisterin käyttöönsä vain sähköiseen muotoon digitoituna.

Lappeenrannan seurakuntayhtymälle jää edelleen kirkonkirjojenpidon paperinen arkisto, alkuperäiskappaleet.

Marjatta Alatalo naurahtaa, että arkistoa riittääkin metritolkulla.

Vanhimmat kirkonkirjat ovat Lappeen seurakunnassa syntyneistä ja kastetuista vuodelta 1744.

Kirkonkirjoja on pidetty järjestelmällisesti 1600-luvulta.

Alkuperäiset olisivat jo silkkaa pölyä, jos niitä olisi päässyt vapaasti selailemaan.

Sen takia esimerkiksi kirkkoherranvirastossa päivittäisessä työssä sekä sukututkijoiden käytössä on ollut vanhoista kirkonkirjoista tehty mikrofilmattu aineisto.

Kari Virtanen arvelee, että osa ikuisesti säilytettävästä arkistosta pysyy Lappeenrannassa, osaa yritetään tarjota Mikkelin maakunta-arkiston huomaan.

Kirkonkirjojen paperinen arkisto ei enää kasva entisessä mittakaavassa jäsenrekisteritietojen osalta, sillä rekisteröinti siirtyi sähköiseen muotoon v. 2005 alusta.